もう一度Toodledoへの挑戦 – スマホ時代のタスク管理「超」入門

Wunderlistというタスク管理のサービス(iOS,Android,Mac,Windows,Webで使用可能)があります。

Wunderlist 2 – Your beautiful and simple to-do list

Macで登録したリストがスムーズにiPhoneで見られたり、その逆も出来たり、シンプルなTodo的使い方(例えば買い物リストのような)をするにはとっても便利です。ただ、タスク管理として繰り返しやコンテキストなどをするほど細かな設定には向いていません。

佐々木 正悟,大橋 悦夫 東洋経済新報社 2013-01-25

最近、シゴタノでもおなじみ両名のこの本を読んで、再びToodledoを使ってみることにしました。再び…そう、以前にも使っていました。それも2回も。まず最初に見た目と複雑さで挫折してRTM(Remember The Milk)に移り、頑張ってToodledoに慣れ、ところがタスクが溜まる一方で見るのもうんざりして放置…というタスク管理の定形的なパターンです。

上記の本が良かったのは、タスク管理のツールを紹介する以上に、日常の様々なタスクをどのように登録&処理していくかというタスク管理の手法に力が入っていた点。特に秀逸だったのは、本編の後、最後の章として設けられていた第7章、Q&Aのトラブルシューティング。タスク管理を始めると詰まってしまうポイントへのアドバイスがとても参考になります。

Q「長い間放置し続けたタスクのうまいやり方が分かりません」
A「10秒しかやってはいけない!と考えてみる」

上記のQ&Aはとても参考になりました。10分ぐらいのタスクでも、いざやろうと思うと腰が重くなるものですが、「10秒でもやったらOKにするか」ぐらいの気持ちならスッと取り掛かれて、しかも結構やり終えちゃう。パソコンの起動や車の発進に似て、人間の行動も取っ掛かりに大きなエネルギーが必要なんですね。それを軽くしてあげることで、実際に行動を起こせることが分かりました。

前回まではタスクが溜まりに溜まってうんざりしていたけれど、今回はこの本やシゴタノの記事を参考にしつつ、上手い具合にこなせています(ちょっとだけ溜まってるタスクもあるけど)。これ以上溜めないように、少しずつ様子を見て繰り返しを調整していけば、いい感じに日常の作業をこなしていけそうです。

他にもOmniFocusなどのアプリも紹介されていましたが、こちらはお値段も結構張るので、Toodledoをしっかり使いこなせるようになってから検討してみようと思います。

一つだけ「しまった!」と思ったのが、Kindle版が出ている事を確認していなかったこと。確認していたら安くていつでも読めるKindle版を選んだのに…というその点だけ後悔しています。ただ、書籍版でも自分にとってはお値段以上の価値がありました。タスク管理をどのようにすべきかという「手法」に興味がある方に強くオススメです。

それではまた!

Toodledoで指定できる繰り返しタスクの設定方法

皆さん、Toodledoは使ってますか?単純にToodledoじゃなくてRMT(Remember The Milk)やその他のタスク管理ツールを使っているかもしれませんが、何にせよ作業忘れが減るから便利ですよね。

そういう自分は、タスク管理ツールに挑戦しては挫折して、これで何度目のチャレンジか分かりません(笑)シゴタノや佐々木正悟さんの本などを参考にして、ルーチンワークを完全に自動化するべく日々奮闘しています。

大抵のタスク管理ツールには繰り返し機能がありますが、もちろんToodledoにもあります。基本的な指定(毎日、毎週など)は一覧から選択するだけなので簡単に設定できますが、少し複雑(という程でもないものを含む)な指定をするには入力する必要があります。なので、今回はToodledoで指定可能な繰り返し方法を紹介します。

まずは選択可能な一覧から。

  • Daily: 毎日
  • Weekly: 毎週(毎週金曜日、など。)
  • Biweekly: 隔週(2週間ごとの金曜日、など。)
  • Monthly: 毎月(毎月1日、など。映画の日とか。)
  • Bimonthly: 隔月(2ヶ月ごとの10日、など。)
  • Quarterly: 3ヶ月ごとの同じ日付(2月10日→5月10日→8月10日…など。)
  • Semiannually: 半年ごとの同じ日付(4月9日→10月9日…など。)
  • Yearly: 毎年(毎年1月1日に**する…など。)

次が、「advanced options」で入力可能な3タイプのフォーマットです。

1.***ごと:「Every X T」

3日ごと、5週間ごと、4ヶ月ごと、2年ごと、など。入力方法は「Every X T」で、「X」には数字、「T」には期間の単位が入ります。

例えば16日ごとの繰り返しならXには16、Tには日を表すdayが入るので、「Every 16 day」を入力します。同様に4ヶ月ごとならXには4、Tには月を表すmonthが入り、「Every 4 month」と入力します。

2.毎月第*曜日:「On the X T of each month」

毎月最初の月曜日、毎月第3水曜日、毎月最終金曜日、など。たまにしか来ない、粗大ごみの日などのタスクにピッタリです。入力方法は「On the X D of each month」で、「X」には何番目かを指定する単語(first, second, third, last)などが入ります。単語で入力する他、1st, 2nd, 3rdという入力でも認識してくれます。「D」には曜日を表す単語(Mon, Tue, Wed)などが入ります。こちらも単語のmondayやfridayではなく、省略形のMon, Friでも認識されます。

例えば毎月第3月曜日ならXには「3rd」または「third」、Tには曜日を表す「monday」または「Mon」が入るので、「On the 3rd Mon of each month」と入力します。

試しに入力してみると分かりますが、「The 3rd Mon of each month」と表示されます。つまり、最初の「on」は入力しなくても大丈夫なようです(^_^;)

3.平日のみ、毎週*曜日と#曜日:「Every W」

一見すると1番と似ているようですが、こちらは曜日に特化した指定が可能です。平日のみ、週末のみ、毎週日曜&水曜などの指定が可能です。平日のみは例えば仕事に関するタスクの繰り返し、週末のみは家事分担、毎週日曜&水曜などのゴミ捨てなどに便利です。入力方法は「Every W」で、「W」には複数の曜日の他、特別な単語(weekdayとweekend)が入ります。

例えば平日のみの繰り返しならWにはweekdayが入るので、「Every weekday」を入力します。同様に週末のみはWにweekendが入るので、「Every weekend」と入力します。毎週日曜&水曜はWにSunとWedが入るので、「Every Sun, Wed」と入力します。

以上、便利なタスクの繰り返し指定方法でした。いやぁ、本当に便利です。上の指定方法を知らない時は「毎週日曜と水曜」のタスクを日曜と水曜で別タスクに分けて「毎週」の繰り返し指定で設定していました。ま、まぁそれでも問題はないんですけど…タスク名や内容に変更があった時に両方に変更を加えないといけないので、決して良い管理方法ではなかったですね。

ちなみに矛盾した指定をした場合「平日のみ」の繰り返しを指定したタスクのDue Dateが「土曜日」だった場合、どうなるでしょうか。大丈夫、特に問題はありません。単純に、次に来る平日がDue Dateとして設定されたタスクが作成されるだけです。恐らくToodledoの繰り返しは、次に該当する日を見つけてタスクを作成(コピー)するという仕組みになっているんでしょう。

ちなみにここで紹介した繰り返しの指定方法は全て公式のヘルプに載っているので、他に知りたい事があれば是非見てみて下さい。

http://www.toodledo.com/info/help.php?sel=2

それではまた!